Privacy policy

Act!events neemt uw privacy ernstig en gaat zorgvuldig om met uw persoonlijke gegevens. In deze Privacy Policy geven we aan hoe wij omgaan met gegevens van klanten, prospects, leveranciers en partners.

1. Wie zijn we?

Deze Privacy Policy is van toepassing op de Act!events website (www.act-events.com) die beheerd wordt door:
Act!events bvba
Kortrijksesteenweg 1126/01
9051 Sint-Denijs-Westem BE 0470.251.842

Door het gebruik van de Act!events website maakt u kenbaar dat je akkoord gaat met de behandeling van gegevens zoals in deze Privacy Policy beschreven.
Indien u vragen, zorgen of klachten heeft over deze Privacy Policy of de manier waarop we met uw gegevens omgaan of indien u een verzoek wenst in te dienen om uw rechten uit te oefenen of uw gegevens te wijzigen, kan u contact opnemen met ons via bovengenoemd adres of door een e-mail te sturen naar info [at] act-events.com (ter attentie van onze Data manager).

Deze Privacy Policy is geldig voor alle pagina’s die op de website worden gehost en voor de registraties van deze website, evenals alle pagina’s die door Act!events op sociale netwerken beheerd worden, die gezamenlijk verantwoordelijk is met de sociale netwerken voor de verwerking van de persoonsgegevens van de bezoekers van de pagina. Dit is niet geldig voor pagina’s die gehost worden door derden waarnaar Act!events kan verwijzen en waarvan het privacybeleid kan verschillen. Act!events kan daarom niet verantwoordelijk worden gehouden voor gegevens van deze websites of door hen worden verwerkt.

2. Waarom we uw persoonlijke gegevens verwerken

2.1. Definitie van persoonlijke gegevens:

Persoonlijke gegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een (direct of indirect) identificieerbaar of geïdentificeerd natuurlijk persoon aan de hand van (bijvoorbeeld) naam, ID-nummer, ...

2.2. De persoonlijke gegevens die we verzamelen, worden verwerkt voor volgende doeleinden:

2.2.1. U bent een bestaande of voormalige klant of leverancier zijn van Act!events. In dergelijk geval gebruiken we uw persoonlijke gegevens om met u te communiceren over (de status van) uw of onze diensten/activiteiten.

2.2.2. U bent mogelijk geïnteresseerd in onze diensten als evenementenkantoor. Daarom gebruiken we uw persoonlijke gegevens voor marketingdoeleinden om u te informeren over onze diensten, ons bedrijf of onze (toekomstige) activiteiten.

2.2.3. U bent mogelijk geïnteresseerd in een samenwerking met ons waarbij we uw diensten of activiteiten gebruiken in het kader van de organisatie van evenementen (van eender welke aard) voor onze klanten. Daarom gebruiken we uw persoonlijke gegevens voor marketingdoeleinden om u te informeren over onze diensten, ons bedrijf of onze (toekomstige) activiteiten of om met u te communiceren over huidige of toekomstige projecten en om offertes te vragen.

2.2.4. U bent mogelijk geïnteresseerd in een job of stage bij Act!events. In dergelijk geval gebruiken we uw persoonlijke gegevens om met u te communiceren in het kader van sollicitatieprocedures of tewerkstellingscontracten en bewaren we uw gegevens met het zicht op een mogelijke overeenkomst.

2.2.5. U kunt onze website gebruiken om een vraag te stellen over onze diensten of over de mogelijkheden tot samenwerking of om u te abonneren op onze nieuwsbrief. In deze gevallen gebruiken we uw persoonlijke gegevens om op uw aanvraag te reageren en te voldoen aan uw vraag.

2.2.6. We kunnen uw persoonlijke gegevens gebruiken om de rechten die we hebben volgens de geldende wet uit te oefenen of af te dwingen, zoals voor het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van wettelijke claims. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook gebruiken om onze verplichtingen na te komen, zoals uiteengezet in de toepasselijke wetgeving.

2.3. U kunt zich op elk moment afmelden voor onze berichten middels de procedure die in onze berichtgeving wordt vermeld.

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor het verwerken van persoonlijke gegevens onderscheiden we volgende categorieën:

uiteengezet in artikel 2(e). De rechtsgrondslag voor het verzamelen van dergelijke persoonlijke gegevens is ons rechtmatig belang, namelijk het controleren en verbeteren van onze website en het onthouden van uw voorkeursinstellingen om u een betere gebruikerservaring te bieden. Mocht een cookie worden gebruikt voor het verzamelen van dergelijke persoonlijke gegevens, dan wordt u gevraagd uw toestemming te geven voor het gebruik van een dergelijke cookie.

3.1. Contactgegevens (rechtstreeks door u verstrekt): Act!events ontvangt uw persoonlijke gegevens rechtstreeks van u wanneer:

  • U informatie aanvraagt met het oog op een samenwerkingsovereenkomst;

  • U gebruik maakt van onze diensten;

  • Wij u om informatie vragen met het oog op een samenwerkingsovereenkomst

  • Wij gebruik maken van uw diensten.

In dergelijke gevallen ontvangen en verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens: uw voornaam, familienaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en andere persoonlijke gegevens die u verstrekt. Deze persoonlijke gegevens worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in punt 2. We moeten dergelijke persoonlijke gegevens verwerken om te kunnen voldoen aan onze verplichtingen, zoals die gelden voor onze potentiële of reële werkrelatie en/of contractuele verbinding.

3.2. Contactgegevens (door een derde partij vertstrekt): Act!events ontvangt uw persoonlijke gegevens:

  • Via een derde partij die we hebben gecontacteerd voor het verkrijgen van uw persoonlijke gegevens;

  • Via een derde partij die u bij ons aanbeveelt en uw persoonlijke gegevens bezorgt;

  • Via statistieken/rapporten van Google;

  • Via een derde partij die uw persoonlijke gegevens tegen betaling aan ons bezorgt (en GDPR-compliant is met betrekking tot de gegevens die in diens bezit zijn.

In dergelijke gevallen ontvangen en verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens: uw voornaam, familienaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en andere persoonlijke gegevens die u verstrekt. Deze persoonlijke gegevens worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in punt 2. Indien we uw persoonlijke gegevens (die we niet rechtstreeks van u hebben ontvangen) gebruiken (anders dan voor opslag) voorzien we u van deze Privacy Policy en vragen we uw toestemming voor het gebruik & bieden we u de kans om uw gegevens te wijzigen. De rechtsgrondslag voor een dergelijke verwerking is ons rechtmatig belang, namelijk het bevorderen van uw interesse in ons en onze zakelijke relatie door u op de hoogte te houden van relevante informatie over onze services en ons bedrijf.

3.3. Gegevens in informatieverzoeken: Act!events ontvangt uw persoonlijke gegevens:

  • Als u via e-mail of via onze website contact met ons opneemt omtrent ons

    bedrijf en onze diensten;

  • Als u een abonnement neemt op onze nieuwsbrief.

In dergelijke gevallen ontvangen en verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens: uw voornaam, familienaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en andere persoonlijke gegevens die u verstrekt. Deze persoonlijke gegevens worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in punt 2. We moeten dergelijke persoonlijke gegevens verwerken om te kunnen voldoen aan onze verplichtingen, zoals die gelden voor onze potentiële of reële werkrelatie en/of contractuele verbinding en/of voldoen aan uw informatieaanvraag. De rechtsgrondslag voor een dergelijke verwerking is ons rechtmatig belang, namelijk het bevorderen van uw interesse in ons en onze zakelijke relatie door u op de hoogte te houden van relevante informatie over onze services en ons bedrijf.

3.4. Visitekaartjes: indien u ons voorziet van een visitekaartje tijdens een evenement of ontmoeting, verwerkt Act!events uw persoonlijke gegevens: uw voornaam, familienaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en andere persoonlijke gegevens die u verstrekt. Deze persoonlijke gegevens worden verwerkt voor de doeleinden omschreven in punt 2. De rechtsgrondslag voor een dergelijke verwerking is ons rechtmatig belang, namelijk het bevorderen van uw interesse in ons en onze zakelijke relatie door u op de hoogte te houden van relevante informatie over onze services en ons bedrijf.

3.5. Gebruiksgegevens: Act!events kan uw persoonlijke gegevens verzamelen over uw activiteiten op onze website: IP-adres, doorverwijzigingsbron, taalinstellingen, browsertype, geografische locatie, duur van bezoek, paginaweergave of informatie over de timing, de frequentie en het patroon van uw gebruik van onze diensten. Deze informatie kan worden verzameld en gebruikt om ons te helpen nuttige informatie te verschaffen over het gebruik van onze website. Mochten de gebruiksgegevens volledig anoniem zijn (en daarom niet kunnen worden herleid naar u als persoon), dan worden deze niet gezien als persoonlijke gegevens voor het doel van dit privacybeleid. Dit zijn persoonlijke gegevens die we kunnen registreren via het gebruik van uw apparaat en die worden gebruikt voor de doeleinden

3.6. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook gebruiken voor de doeleinden uiteengezet in punt 2, zoals noodzakelijk kan zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting of ons rechtmatig belang.

3.7. Mocht de rechtsgrondslag voor het verwerken van dergelijke persoonlijke gegevens uw toestemming zijn, dan zult u te allen tijde het recht hebben om uw toestemming in te trekken. Dit heeft echter geen gevolgen voor de rechtmatigheid van gegevensverwerking uitgevoerd vóór het intrekken van uw toestemming. Mocht de rechtsgrondslag voor het verwerken van gegevens ons rechtmatig belang zijn, dan heeft u het recht bezwaar te maken tegen een dergelijke verwerking, zoals uiteengezet in punt 6 van deze Privacy Policy.

4. Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een specifiek doel. De bewaarperiode wordt als volgt vastgesteld (mits wettelijke bepalingen betreffende het bewaren van gegevens of documenten):

4.1. Persoonlijke gegevens die door ons worden gebruikt voor de verlening van diensten aan u of uw diensten aan ons, zoals uiteengezet in punt 2, worden opgeslagen, bewaard en gebruikt voor zolang als nodig is om de diensten te verlenen en worden opgeslagen en gebruikt voor direct marketing.

4.2. Persoonlijke gegevens die door ons worden gebruikt voor direct marketing, zoals uiteengezet in punt 2, worden opgeslagen, bewaard en gebruikt voor zolang als wij denken dat u voordeel heeft van onze berichten.

4.3. Persoonlijke gegevens die aan ons worden verstrekt via e-mail of onze website, worden opgeslagen, bewaard en gebruikt voor zolang als nodig is om uw aanvraag te beantwoorden en worden opgeslagen en gebruikt voor direct marketing.

4.4. Gebruiksgegevens worden opgeslagen en bewaard voor zolang dergelijke gegevens nuttig zijn voor de ondersteuning van de website.

Mocht u uw toestemming intrekken of bezwaar maken tegen ons gebruik van uw persoonlijke gegevens en een dergelijk bezwaar gegrond is, dan verwijderen wij uw persoonlijke gegevens uit onze databases. Houd er rekening mee dat we de persoonlijke gegevens bewaren om ervoor te zorgen dat uw voorkeuren in de toekomst worden nageleefd en alleen om te zorgen dat u geen verdere berichten van ons ontvangt.

Het voorgaande zal ons er echter niet van weerhouden om informatie en inhoud te bewaren voor wettelijke doeleinden zoals, maar niet beperkt tot, de uitoefening of verdediging van een wettelijke claim, bewijsdoelstellingen, back-up, administratie en de uitvoering van andere wettelijke rechten en verplichtingen die we mogelijk hebben.

5. Hoe worden persoonsgegevens verwerkt?

Alle (persoonlijke gegevens die verzameld worden op de website, via aanvragen en op andere manieren, worden vrijwillig verkregen. De verzamelde gegevens worden opgeslagen in een centraal relatiebeheersysysteem dat van de nodige technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen voorzien is (afscherming toegang kantoor, dubbele toegangsverificatie, lokale hosting van databases, geen online publicatie, ...).

6. De rechten van de betrokkene

Wanneer u uw rechten wilt uitoefenen, stuurt u ons een schriftelijk verzoek in overeenstemming met punt 1van deze Privacy Policy. We reageren zonder onnodige vertraging op uw verzoek, maar in elk geval binnen 72 uur na ontvangst van het verzoek. Mocht een verlenging nodig zijn van de termijn voor het reageren op uw verzoek of mochten we geen actie ondernemen op uw verzoek, dan stellen wij u hiervan in kennis.

Het recht op toegang

U heeft het recht op een bevestiging van ons over of we wel of niet uw persoonlijke gegevens verwerken. Mocht dit het geval zijn, dan heeft u recht op toegang tot dergelijke persoonlijke gegevens, samen met aanvullende informatie die ook wordt vermeld in deze Privacy Policy.

U heeft het recht om van ons een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens die wij van u in ons bezit hebben, mits dit geen nadelige gevolgen heeft voor de rechten en vrijheden van anderen. De eerste kopie wordt gratis verschaft, maar wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding te rekenen mocht u nog meer kopieën aanvragen.

Het recht op rectificatie

Als de persoonlijke gegevens die wij van u in ons bezit hebben, onnauwkeurig of onvolledig zijn, dan heeft u het recht om deze informatie te rectificeren of, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, aan te vullen.

Het recht om vergeten te worden

In bepaalde omstandigheden heeft u het recht uw persoonlijke gegevens te wissen zonder onnodige vertraging. Dit zijn de volgende omstandigheden:

  • De persoonlijke gegevens zijn niet langer nodig met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins zijn verwerkt;

  • U trekt uw toestemming in en er bestaat geen andere rechtsgrondslag;

  • De persoonlijke gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

  • Het wissen van gegevens is noodzakelijk om wetgeving van de EU of België na te leven.

Er gelden bepaalde uitzonderingen op het recht om gegevens te laten wissen. Deze uitzonderingen omvatten die gevallen waarin verwerking noodzakelijk is

  • Voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en op vrijheid van informatie;

  • Voor het naleven van een wettelijke verplichting; of

  • Voor het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Het recht op het beperken van gegevensverwerking

U heeft het recht de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken (dit houdt in dat de persoonlijke gegevens alleen door ons mogen worden opgeslagen en voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt), als:

  • U de nauwkeurigheid van gegevens betwist (en alleen zolang als het duurt om de nauwkeurigheid te verifiëren);

  • De verwerking onrechtmatig is en u beperking verzoekt (in tegenstelling tot het uitoefenen van het recht op het wissen van gegevens);

  • We de persoonlijke gegevens niet langer nodig hebben voor de verwerking, maar u persoonlijke gegevens vereist voor vastleggen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims; of

  • U bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

We informeren u voordat we de beperking van gegevensverwerking opheffen.

Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens op grond van uw specifieke situatie, maar alleen in zoverre dat de rechtsgrondslag voor verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor:

  • De uitvoering van een taak voor het algemeen belang of voor de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen;

  • Legitieme belangen die door ons of een derde partij worden nagestreefd.

Als u een dergelijk bezwaar maakt, houden we op met de verwerking van persoonlijke gegevens tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking is bedoeld voor het vastleggen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor het doel van direct marketing (inclusief profilering voor het doel van direct marketing).

Als u een dergelijk bezwaar maakt, stoppen we met de verwerking van uw gegevens voor dit doel.

Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat de manier waarop wij uw gegevens verwerken inbreuk maakt op de wet op gegevensbescherming, heeft u een wettelijk recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming. U kunt dit doen in de EU-lidstaat van uw gebruikelijke verblijfplaats, uw werklocatie of de locatie waar de vermeende schending heeft plaatsgevonden. In België kunt u een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (commission [at] privacycommission.be), https://www.privacycommission.be/nl/contact.

7. Internationale gegevensoverdracht

7.1. Act!events zal ervoor zorgen dat een overdracht van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt met passende veiligheidsmaatregelen. Aangezien we gebruikmaken van Google Services, kunnen uw persoonlijke gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden overgedragen.

7.2. Op het moment van publicatie van dit privacybeleid is Google in het bezit van een Privacy Shield-certificering. Mocht het Privacy Shield om welke reden dan ook ongeldig worden verklaard of Google niet langer voldoen aan de verplichtingen van het Privacy Shield, dan zullen we zorgen dat andere veiligheidsmaatregelen, zoals de modelcontractbepalingen verschaft door de Europese Commissie, worden aangewend om uw persoonlijke gegevens te beschermen.

7.3. U machtigt ons hierbij om uw persoonlijke gegevens buiten de Europese Economische Ruimte over te dragen.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Voor verdere informatie over ons gebruik van cookies, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

9. Aanpassingen van de Privacy Policy

We behouden ons het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen. De wijzigingen zullen we op deze website doorvoeren en aangeven. Indien een wijziging direct op u van invloed is, verzenden we u het privacybeleid opnieuw en vragen we waar nodig uw toestemming.