Politique en matière de vie privé

Act!events prend votre vie privée très au sérieux et traite vos données à caractère personnel avec soin. Dans la présente Politique en matière de vie privé, nous expliquons comment nous traitons les données des clients, des prospects, des fournisseurs et des partenaires.

1. Qui sommes-nous ?

La présente Politique de vie privée est applicable au site web d’Act!events (www.act-events.com) géré par :
Act!events sprl
Kortrijksesteenweg 1126/01
9051 Sint-Denijs-Westem BE 0470.251.842

En utilisant le site web d’Act!events vous exprimez votre accord quant traitement des données, tel que décrit dans la présente Politique de vie privée.
Si vous avez des questions, des inquiétudes ou des plaintes quant à la présente Politique de vie privée ou à la manière dont nous traitons vos données ou si vous souhaitez faire une demande en vue d’exercer vos droits ou de modifier vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse postale susmentionnée ou nous adresser un courriel à info [at] act-events.com (à l’attention de notre Gestionnaire de données).

La charte est valable pour toutes les pages hébergées sur le site et pour les enregistrements de ce site, ainsi que toutes les pages de l’entreprise gérées par Act!events sur les réseaux sociaux, qui est co-responsable avec le réseau social pour le traitement des données personnelles des visiteurs de la page. Elle n’est pas valable pour les pages hébergées par des tiers auxquelles Act!events pourrait renvoyer et dont les politiques de confidentialité peuvent différer. Act !events ne peut dès lors être tenu pour responsable des éventuelles données traitées sur ces sites ou par ceux-ci.

2. Pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel

2.1. Définition des données à caractère personnel :

Les données à caractère personnel sont toutes les données concernant une personne physique (directement ou indirectement) identifiable ou identifiée à l’aide (par exemple) du nom, du numéro de carte d’identité...

2.2. Les données à caractère personnel collectées sont traitées aux fins suivantes :

2.2.1. Vous êtes actuellement ou vous avez été un client ou un fournisseur d’Act!events. Le cas échéant, nous utilisons vos données à caractère personnel pour communiquer avec vous à propos (du statut) de nos ou de vos services/activités.

2.2.2. Vous êtes potentiellement intéressé par nos services en tant que bureau événementiel. C’est pourquoi nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous informer quant à nos services, notre entreprise ou nos (futures) activités.

2.2.3. Vous êtes potentiellement intéressé par une collaboration avec nous, au cours de laquelle nous utilisons vos services ou activités dans le cadre de l’organisation d’événements (de quelque nature que ce soit) pour nos clients. C’est pourquoi nous utilisons vos données à caractère personnel à des fins de marketing, afin de vous informer quant à nos services, notre entreprise ou nos (futures) activités ou pour communiquer avec vous à propos des projets actuels ou futurs et pour vous demander des offres.

2.2.4. Vous êtes potentiellement intéressé par un emploi ou un stage chez Act!events. Le cas échéant, nous utilisons vos données à caractère personnel pour communiquer avec vous dans le cadre des procédures de candidature ou des contrats d’emploi et nous les conservons en vue d’un accord éventuel.

2.2.5. Vous pouvez utiliser notre site web pour poser une question à propos de nos services ou des possibilités de collaboration ou pour vous abonner à notre lettre d’informations. Le cas échéant, nous utilisons vos données à caractère personnel pour réagir à votre demande et y satisfaire.

2.2.6. Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel afin d’exercer ou de faire valoir des droits dont nous jouissons en vertu de la législation en vigueur, tels qu’établir, exercer ou défendre des droits en justice. Nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel afin de respecter nos obligations, telles que visées par la législation applicable.

2.2.7. Vos données sont collectées et/ou traitées, entre autres, aux fins de :

  • Administration des clients
  • Suivi des commandes/livraisons
  • Facturation
  • Suivi de la solvabilité
  • Profilage et envoi de campagnes de marketing et de publicité personnalisée
  • Amélioration des produits et services d’Act!events
  • Demande de feedback à propos des services d’Act!events
  • Études, tests et statistiques, e.a. en vue d’une analyse des tendances

2.3. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos communications en suivant la procédure indiquée dans notre correspondance.

3. Quelles données traitons-nous ?

Pour le traitement des données à caractère personnel, nous distinguons les catégories suivantes :

3.1. Coordonnées de contact (fournies par vous directement) : Act!events reçoit vos données à caractère personnel directement de votre part, lorsque :

  • vous demandez des informations en vue d’une convention de collaboration ;

  • vous utilisez nos services ;

  • nous vous demandons des informations en vue d’une convention de collaboration ;

  • nous utilisons vos services.

Dans de tels cas, nous recevons et traitons les données à caractère personnel suivantes : vos prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et autres données à caractère personnel que vous communiquez. Ces données à caractère personnel sont traitées aux fins visées au point 2. Nous devons traiter de telles données à caractère personnel pour pouvoir respecter nos obligations, telles qu’applicables à une relation professionnelle réelle ou potentielle et/ou à une relation contractuelle.

3.2. Coordonnées de contact (fournies par un tiers) : Act!events reçoit vos données à caractère personnel :

  • par le biais d’un tiers que nous avons contacté pour obtenir vos données à caractère personnel ;

  • par le biais d’un tiers qui vous recommande et nous communique vos données à caractère personnel ;

  • par le biais de statistiques/rapports de Google ;

  • par le biais d’un tiers qui nous communique vos données à caractère personnel contre paiement (et qui respecte le RGPD pour ce qui concerne les données en sa possession).

Dans de tels cas, nous recevons et traitons les données à caractère personnel suivantes : vos prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et autres données à caractère personnel que vous communiquez. Ces données à caractère personnel sont traitées aux fins visées au point 2. Si nous utilisons (autrement que pour le stockage) vos données à caractère personnel (fournies par un tiers), nous vous faisons parvenir la présente Politique de vie privée, nous vous demandons l’autorisation de les utiliser et nous vous offrons la possibilité de modifier vos données à caractère personnel. La base juridique d’un tel traitement est notre intérêt légitime, notamment renforcer l’intérêt que vous nous portez et à notre relation commerciale en vous tenant au courant des informations pertinentes concernant nos services et notre entreprise.

3.3. Données présentes dans des demandes d’informations : Act!events reçoit vos données à caractère personnel :

  • si vous nous contactez par courriel ou par notre site web à propos de notre entreprise et de nos services ;

  • si vous vous abonnez à notre lettre d’informations.

Dans de tels cas, nous recevons et traitons les données à caractère personnel suivantes : vos prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et autres données à caractère personnel que vous communiquez. Ces données à caractère personnel sont traitées aux fins visées au point 2. Nous devons traiter de telles données à caractère personnel pour pouvoir respecter nos obligations, telles qu’applicables à une relation professionnelle réelle ou potentielle et/ou à une relation contractuelle et/ou pour satisfaire à votre demande d’informations. La base juridique d’un tel traitement est notre intérêt légitime, notamment renforcer l’intérêt que vous nous portez et à notre relation commerciale en vous tenant au courant des informations pertinentes concernant nos services et notre entreprise.

3.4. Cartes de visite : si vous nous remettez une carte de visite lors d’un événement ou d’une rencontre, Act!events traite vos données à caractère personnel : vos prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et autres données à caractère personnel que vous communiquez. Ces données à caractère personnel sont traitées aux fins visées au point 2. La base juridique d’un tel traitement est notre intérêt légitime, notamment renforcer l’intérêt que vous nous portez et à notre relation commerciale en vous tenant au courant des informations pertinentes concernant nos services et notre entreprise.

3.5. Données d’utilisation : Act!events peut collecter vos données à caractère personnel relatives à vos activités sur notre site web : adresse IP, origine de la référence, configurations de langue, type de navigateur, position géographique, durée de la visite, pages visualisées ou informations sur la durée, la fréquence et votre profil d’utilisateur de nos services. Ces informations peuvent être collectées et utilisées pour nous aider à fournir des renseignements plus utiles concernant l’utilisation de notre site Web. Si les données d’utilisation sont totalement anonymes (et ne peuvent donc pas être associées à vous en tant qu’individu), elles ne seront pas considérées comme des données à caractère personnel aux fins de la présente Politique de vie privée. Il s’agit alors de données à caractère personnel que nous pouvons enregistrer lorsque vous utilisez votre dispositif et qui seront utilisées aux fins visées au point 2(e). La base juridique pour la collecte de ce type de données à caractère personnel est notre intérêt légitime, notamment surveiller et améliorer notre site web et mémoriser vos préférences de navigation afin d’améliorer votre expérience d’utilisateur. Si un cookie est utilisé pour collecter de telles données à caractère personnel, nous vous demanderons de nous autoriser à utiliser le cookie en question.

3.6. Nous pouvons aussi utiliser vos données à caractère personnel aux fins visées au point 2, tel que pouvant être nécessaire pour respecter une obligation légale ou notre intérêt légitime.

3.7. Si la base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel est votre consentement, vous aurez à tout moment le droit de retirer ce dernier. Cela n’affectera toutefois pas la légalité de tout traitement effectué avant le retrait du consentement. Au cas où la base juridique pour le traitement de vos données à caractère personnel est notre intérêt légitime, vous aurez le droit de vous opposer à ce traitement, tel que visé au point  6 de la présente Politique de vie privée.

4. Quelle est la durée de conservation de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire à une fin spécifique. La durée de conservation est déterminée comme suit (sous réserve des dispositions légales relatives à la conservation de données ou de documents) :

4.1. Les données à caractère personnel que nous utilisons dans le cadre de l’exécution de vos services ou de ceux que vous nous fournissez conformément au point 2, sont stockées, conservées et utilisées aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services, et sont stockées et utilisées à des fins de marketing.

4.2. Les données à caractère personnel utilisées par nous à des fins de marketing direct, tel que visé au point 2, sont stockées, conservées et utilisées tant que nous jugeons que vous pouvez bénéficier de nos communications.

4.3. Les données à caractère personnel fournies par courriel ou par notre site web sont stockées, conservées et utilisées aussi longtemps que cela est nécessaire pour répondre à votre demande et sont stockées et utilisées à des fins de marketing direct.

4.4. Les données d’utilisation sont stockées et conservées aussi longtemps qu’elles sont utiles pour soutenir le site web.

Si vous retirez votre consentement ou si vous vous opposez à notre utilisation de vos données à caractère personnel, et que cette objection est acceptée, nous supprimerons vos données à caractère personnel de nos bases de données. Veuillez toutefois tenir compte du fait que nous conserverons les données à caractère personnel afin de veiller à ce que vos préférences soient respectées à l’avenir et uniquement afin de veiller à ce que vous ne receviez pas d’autres communications de notre part.

Ce qui précède ne nous empêchera toutefois pas de conserver des informations et des contenus à des fins juridiques, telles que, mais sans s’y limiter, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, à des fins de preuves, de sauvegarde, d’administration et de l’exécution d’autres droits et obligations légales que nous avons éventuellement.

5. Comment les données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Toutes les données à caractère personnel collectées sur le site web, par le biais de demandes ou d’autres manières, sont obtenues librement. Les données collectées sont stockées dans un système centralisé de gestion des relations, pourvu des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (protection de l’accès au bureau, double contrôle d’accès, hébergement local des bases de données, pas de publication en ligne...).

6. Les droits de l’intéressé

Pour exercer l’un de vos droits, veuillez nous envoyer une demande écrite, conformément au point 1 de la présente Politique de vie privée. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, mais dans tous les cas dans un délai de 72 heures suivant la réception de la demande. Si une prolongation du délai de réponse devait être nécessaire ou si nous n’entreprenons pas d’action suite à votre demande, nous vous en informerons.

Le droit d’accès

Vous avez droit à une confirmation de notre part quant à savoir si nous traitons ou non vos données à caractère personnel. Le cas échéant, vous avez le droit d’accéder à ces données à caractère personnel, ainsi qu’à des informations complémentaires qui sont également mentionnées dans la présente Politique de vie privée.

Vous avez le droit de nous demander une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, à condition que cela ne porte pas atteinte aux droits et aux libertés d’autrui. La première copie sera fournie gratuitement, mais nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables si vous demandez d’autres copies.

Le droit à la rectification

Si les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander que ces données soient rectifiées ou complétées, en tenant compte des fins du traitement des données.

Le droit à l’oubli

Dans certaines circonstances, vous avez le droit à l’effacement de vos données à caractère personnel, sans délai inutile. Il s’agit des circonstances suivantes :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

  • Vous retirez votre consentement et il n’existe pas d’autres bases juridiques ;

  • Les données à caractère personnel ont été traitées de manière illicite ;

  • L’effacement des données est nécessaire pour garantir le respect de la législation européenne ou belge.

Il existe certaines exceptions au droit à l’effacement des données. Ces exceptions comprennent notamment les situations où le traitement est nécessaire

  • pour exercer le droit à la liberté d’expression et à la liberté d’information ;

  • pour assurer la conformité à une obligation légale ; ou

  • pour établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Le droit à la limitation du traitement des données

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (ce qui implique que nous pouvons uniquement stocker les données à caractère personnel et les utiliser à des fins précises), si :

  • vous contestez l’exactitude de certaines données à caractère personnel (et uniquement pendant la durée nécessaire pour vérifier l’exactitude de celles-ci) ;

  • le traitement est illicite et vous en demandez une restriction (par opposition à l’exercice du droit d’effacement des données) ;

  • nous n’avons plus besoin des données à caractère personnel à des fins de traitement, mais que vos données à caractère personnel sont requises pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou

  • vous vous êtes opposé au traitement de vos données à caractère personnel et attendez la vérification de votre opposition.

Nous vous informerons avant de lever la limitation du traitement des données.

Le droit de s’opposer au traitement

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à votre situation, mais uniquement dans la mesure où la base juridique pour le traitement est que le traitement est nécessaire pour :

  • l’exécution d’une tâche effectuée dans l’intérêt public ou dans l’exercice de toute autorité publique dont nous sommes investis ;

  • les intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers.

Si vous faites une telle objection, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons démontrer des raisons impérieuses et légitimes pour le traitement, lesquelles prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct (y compris le profilage à des fins de marketing direct). Si vous faites une telle objection, nous cesserons le traitement de vos données à caractère personnel à cet effet.

Le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une infraction à la loi sur la protection des données, vous avez légalement le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance responsable de la protection des données. Vous pouvez le faire dans l’état membre de l’UE où vous résidez habituellement, à votre lieu de travail ou là où l’infraction présumée a eu lieu. En Belgique, vous pouvez déposer une plainte à la Commission pour la protection de la vie privée (CPVP), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, (commission [at] privacycommission.be), https://www.privacycommission.be/nl/contact.

7. Transfert international de données

7.1. Act!events veillera à ce que tout transfert de données à caractère personnel vers des pays hors de l’Espace économique européen se fasse dans le respect des mesures de protection appropriées. Comme nous utilisons Google Services, il est possible que vos données à caractère personnel soient transférées hors de l’Espace économique européen.

7.2. Au moment de la publication de la présente Politique de vie privée, Google a obtenu la certification du bouclier de protection des données. Si le bouclier de protection des données devait être invalidé, pour quelque raison que ce soit, ou si Google ne respecte plus ses obligations en matière de bouclier de protection des données, nous veillerons à ce que d’autres mesures de protection, telles que les clauses contractuelles types fournies par la Commission européenne, soient appliquées afin de protéger vos données à caractère personnel.

7.3. Par la présente, vous nous autorisez à transférer vos données à caractère personnel hors de l’Espace économique européen.

8. Cookies

Notre site web utilise des cookies. Pour plus d’informations à propos de notre utilisation de cookies, nous vous renvoyons vers notre Politique des cookies.

9. Modifications de la Politique de vie privée

Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications à la présente Politique de vie privée. Les modifications seront effectuées et indiquées sur ce site web. Si une modification vous affecte directement, nous vous enverrons à nouveau la Politique de vie privée et nous vous demanderons le cas échéant votre consentement.